Geschenkgutscheine oder Guthabenkarten bis maximal 44 Euro pro Monat sind in vielen Praxen ein beliebtes Mittel, das Gehalt der Mitarbeiter aufzustocken, ohne dass Lohnsteuer und Sozialbeiträge anfallen. Bisher gab es nur zwei Voraussetzungen. Die monatliche Sachbezugsgrenze von 44 Euro durfte nicht überschritten werden und ein Umtausch in Bargeld musste ausgeschlossen sein. Doch seit dem 1. Januar 2020 hat der Gesetzgeber die Anforderungen erhöht. Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, sogenannte Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, werden nicht mehr als Sachbezüge anerkannt, sondern sind steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn. Ausgenommen sind bestimmte Gutscheine und Geldkarten, allerdings auch nur dann, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Weiterhin steuerbegünstigte Sachbezüge

Arbeitgeber können auch künftig Gutscheine von einem Dritten erwerben und ihren Arbeitnehmern diese bis zu 44 Euro monatlich zusätzlich zum Lohn gewähren, z. B. Einkaufsgutscheine eines Kaufhauses oder Baumarktes, eine 10er-Karte für das örtliche Fitnessstudio, die CityCard und Karten ähnlicher Gutscheinsysteme, die zum freien Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Auch Geld- bzw. Guthabenkarten von Prepaid-Anbietern, die der Arbeitgeber monatlich mit maximal 44 Euro auflädt, können weiterhin begünstigte Sachbezüge sein. Dabei muss es sich allerdings um sogenannte Controlled-Loop-Karten handeln. Das sind Karten, bei denen Barauszahlungen, Online- und IBAN-Überweisungen, der Erwerb von Devisen und die Wandlung in Geld ausgeschlossen sind. Außerdem darf die Karte nur noch im Inland einsetzbar sein.

Selbsterstellte Warengutscheine nicht mehr begünstigt

Vom Arbeitgeber selbsterstellte Waren- oder Dienstleistungsgutscheine, bei denen der Arbeitnehmer den Bargeldbetrag vorab erhält oder Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer monatlich Rechnungen über Waren oder Dienstleistungen gegen Kostenerstattung beim Arbeitgeber einreichen kann, sind seit dem 1. Januar 2020 lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn. Noch ist unklar, ob Gutscheine des Arbeitgebers, die nicht auf einen Geldbetrag, sondern auf eine konkrete Ware oder Dienstleistung lauten (bspw. ein Haarschnitt oder ein Tankgutschein über 30 Liter Kraftstoff), weiterhin möglich sind. Da es sich hierbei genaugenommen um eine Kostenerstattung handelt, sollte derzeit darauf verzichtet werden.

Vorsicht bei Firmenkreditkarten

Mit der Neuregelung ist auch eine andere beliebte Gestaltung nicht mehr möglich. Mit einer Firmenkreditkarte, z. B. auch Tankkarte, getätigte private Zahlungen des Arbeitnehmers können vom Arbeitgeber nicht mehr einfach mit der 44-Euro-Freigrenze verrechnet werden. Wird einem Arbeitnehmer eine Firmenkreditkarte überlassen, die dieser auch für private Zwecke einsetzen darf, handelt es sich bei den getätigten Einkäufen um Geldzahlungen (sogenannte Geldsurrogate), die in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

Nichtstun kann teuer werden

Wenn das Finanzamt die von Ihnen eingesetzten Gutscheine oder Karten nicht mehr als Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze anerkennt, müssen Sie die Vorteile in voller Höhe als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt behandeln. Wird dies erst in einer Betriebsprüfung festgestellt, haften Sie als Arbeitgeber für die nicht einbehaltene Lohnsteuer und müssen in der Regel nicht nur den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung tragen, sondern auch den Arbeitnehmeranteil. Sofern Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer weiterhin 44 Euro netto zuwenden wollen und die Steuern und Abgaben für Ihren Arbeitnehmer übernehmen, würde dies zu einer monatlichen Kostenbelastung von bis zu 100 Euro führen. Insbesondere bei Mini-Jobbern ist Vorsicht geboten. Wird einem Mini-Jobber neben dem Lohn von 450 Euro ein zusätzlicher Vorteil gewährt, der nicht mehr als 44-Euro-Sachbezug anzuerkennen ist, wird der Mini-Job zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Midi-Job.

Tipp

Prüfen Sie, ob die in Ihrer Praxis eingesetzten Gutscheine und Karten auch künftig als Sachbezüge anerkannt werden können. Wir sind Ihnen gern dabei behilflich.