Wohl kaum ein Wort löst mehr schlaflose Nächte bei Steuerpflichtigen aus als die Betriebsprüfung. Eine Betriebsprüfung ist zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind und bei Steuerpflichtigen deren Überschusseinkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr betragen.

Die Außenprüfung dient der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen. Sie kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf bestimmte Sachverhalte beschränken. Der Außenprüfer hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Welche Rechte und Pflichten Steuerpflichtige dabei haben, hat die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben vom 17. Februar 2025 zusammengefasst.

Darf der Prüfer unangekündigt vorbeikommen?

Grundsätzlich müssen Betriebsprüfungen angekündigt werden. Die Steuerpflichtigen erhalten dazu ein Schreiben von der Finanzverwaltung, die sogenannte Prüfungsanordnung. Darin werden der voraussichtliche Prüfungsbeginn, die Namen der Prüfer sowie der Prüfungsumfang mitgeteilt, also auf welche Steuerarten und auf welche Jahre sich die Prüfung bezieht. 

Nur in ganz bestimmten, gesetzlich festgelegten Fällen, darf der Prüfer unangekündigt im Unternehmen Prüfungshandlungen vornehmen. Dazu zählt beispielsweise die Kassen-Nachschau. Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Ein Durchsuchungsrecht begründet die Kassen-Nachschau allerdings nicht.

Gleiches gilt für die Lohnsteuer-Nachschau. Sie soll der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer dienen. Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt u.a. in folgenden Fällen in Betracht:

• Beteiligung an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS),
• zur Feststellung der Anzahl der insgesamt beschäftigten Arbeitnehmer,
• zur Feststellung, ob eine Person selbständig oder als Arbeitnehmer tätig ist,
• zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von Mini-Jobs

Welche Datenzugriffsrechte hat der Betriebsprüfer?

Im Rahmen von Betriebsprüfungen verlangt die Finanzverwaltung einen Zugriff auf elektronische Daten des Unternehmens. Werden Daten und Unterlagen elektronisch aufbewahrt, kann der Prüfer verlangen, dass notwendige Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, die zum Lesen der Daten und Unterlagen erforderlich sind. Werden für die Erstellung von Ausgangsrechnungen elektronische Systeme genutzt, hat der Betriebsprüfer die freie Wahl zwischen:

1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Der Prüfer selbst nutzt das vom Unternehmer eingesetzte System und die dort eingerichteten Auswertungsmöglichkeiten für eigene Zwecke.
2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Prüfer lässt den Unternehmer mit dessen System Auswertungen (soweit programmiert) nach eigenen Wünschen erstellen.
3. Datenträgerüberlassung (Z3): Der Unternehmer muss dem Prüfer alle steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger übergeben und der Betriebsprüfer erstellt Auswertungen mit seiner eigenen Software.

Mit der Prüfungsanordnung kann bereits die Vorlage von aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtigen Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist verlangt werden.

Hat der Steuerpflichtige Auskunftsverweigerungsrechte?

Laut Gesetz muss ein Steuerpflichtiger den Betriebsprüfer bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, unterstützen. Er muss insbesondere Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen und die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen geben.

Doch diese Mitwirkungspflichten haben auch Grenzen. So bestehen Auskunftsverweigerungsrechte beispielsweise für bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte oder Rechtsanwälte für Informationen, die ihnen im Rahmen ihrer Berufsausübung bekannt geworden sind. Wer die Auskunft verweigern darf, darf auch die Vorlage von Unterlagen verweigern. Die Vorlage der Unterlagen in neutralisierter Form ist zulässig, kann sich jedoch im Einzelfall negativ auswirken. Schwärzen beispielsweise Ärzte der plastischen Chirurgie Daten über Diagnose und Behandlung, kann im Zweifel nicht mehr nachgewiesen werden, dass es sich um eine umsatzsteuerfreie Heilbehandlung handelt.

Jedoch gilt das Auskunftsverweigerungsrecht nicht uneingeschränkt. Wer von der Verschwiegenheitspflicht entbunden wurde, muss den Finanzbehörden die gewünschten Auskünfte erteilen.

Der Betriebsprüfungsbericht

Im Regelfall erfolgt nach der Prüfung noch eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer. Dabei haben Steuerpflichtige die Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern. Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht dann bei einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein Prüfungsbericht.

Hinweis: Rechtsbehelfe können nicht gegen einen Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuer-/Feststellungsbescheide eingelegt werden.

Fazit und Empfehlung

Nach Erhalt einer Prüfungsanordnung sollten Steuerpflichtige unverzüglich ihren steuerlichen Berater einschalten, sofern dieser nicht bereits über entsprechende Vollmachten verfügt und die Prüfungsanordnung direkt erhalten hat. Und noch ein Tipp: Geben Sie keine Unterlagen heraus und erteilen Sie keine Auskünfte ohne Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.