Auch wenn der Sommer dieses Jahr zeitweise „ins Wasser“ gefallen ist, lassen sich Unternehmen das Feiern nach Corona nicht mehr so einfach verbieten, hilft es doch, das Betriebsklima zu bewahren und das Team zu stärken. Besonders beliebt sind dafür Sommerfeste, gemeinsame Ausflüge oder sogar eine mehrtägige Reise. Allerdings stellt sich für Arbeitgeber dabei immer wieder die Frage, was bei der Planung und Ausrichtung steuerlich zu beachten ist.

Ertragsteuerlich hat sich zwar auch in diesem Jahr nichts geändert. Doch hinsichtlich der Umsatzsteuer hat der BFH mitten im Sommerloch ein Machtwort gesprochen!

Ertragsteuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung

Für den Arbeitgeber sind alle mit einer Betriebsveranstaltung im Zusammenhang stehende Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar, soweit sie angemessen sind. Für den Arbeitnehmer handelt es sich hingegen bei der Teilnahme an Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltungen) grundsätzlich um Arbeitslohn. Allerdings kommt es für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr zu keinem Zufluss von Arbeitslohn beim Arbeitnehmer, soweit die Kosten je Arbeitnehmer und Veranstaltung den Betrag von 110 Euro nicht überschreiten. Nur die darüberhinausgehenden Kosten bzw. Kosten für mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr sind Arbeitslohn und damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es handelt sich also um einen Freibetrag. Noch bis Ende 2014 war dies auch ertragsteuerlich eine Freigrenze, sodass jedes Überschreiten der 110 Euro zur kompletten Steuerpflicht führte. Der Arbeitgeber kann die geldwerten Vorteile aber mit 25 Prozent Lohnsteuer zzgl. 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschalieren und die Pauschsteuer übernehmen. Damit bleibt der Vorteil auch sozialversicherungsfrei, vorausgesetzt die Pauschsteuer wird im jeweiligen Lohnabrechnungszeitraum angemeldet und an das Finanzamt abgeführt.

Als geldwerter Vorteil aus der Betriebsveranstaltung sind dabei alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. Die Aufwendungen sind dabei unabhängig davon zu berücksichtigen, ob diese den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich lediglich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Damit sind auch Ausgaben zu berücksichtigen, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder).

Nur anteilige Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung für z. B. Gerätschaften und das eigene Mobiliar sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers müssen nicht mit einbezogen werden.

Umsatzsteuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung

Bis Ende 2014 waren die 110 Euro nicht nur ertrag- sondern auch umsatzsteuerlich eine Freigrenze. Der Vorsteuerabzug aus den Kosten einer Betriebsveranstaltung war also nur dann möglich, wenn die Aufwendungen die Grenze von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht überschritten hatten.

Nach über sieben Jahren hat sich nun endlich der Bundesfinanzhof (BFH) in seinem Urteil vom 10. Mai 2023 der Frage angenommen, ob es sich im Umsatzsteuerrecht ebenfalls um einen Freibetrag oder weiterhin um eine Freigrenze handelt. Danach bleibt bei Betriebsveranstaltungen umsatzsteuerlich alles beim Alten. Es ist weiterhin von einer Freigrenze auszugehen, da laut BFH dem Umsatzsteuerrecht Freibeträge „wesensfremd“ sind. Sonstige Leistungen für den privaten Bedarf des Personals werden also nur dann nicht besteuert, sofern es sich noch um Aufmerksamkeiten handelt. Dies gilt auch für den Vorsteuerabzug. Aufmerksamkeiten liegen aber nur dann vor, wenn die 110-Euro-Freigrenze gerade nicht überschritten wird.

Im vorliegenden Fall ging es um einen Arbeitgeber, der seine Mitarbeiter zu einem Kochevent eingeladen hatte. Dafür mietete er bei einem Veranstalter ein entsprechendes Kochstudio. Gemeinsam mit zwei Köchen bereiteten 31 Teilnehmer unter Anleitung das Abendessen zu, das sie anschließend gemeinsam verzehrten. Dem Kläger entstanden hierfür Bruttokosten von 4.664,68 Euro (150,47 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer).

Dass es sich bei dem Kochevent um eine Betriebsveranstaltung handelte, war unstrittig. Der Vorsteuerabzug war aber unzulässig, da die Freigrenze von 110 Euro je Arbeitnehmer überschritten wurde und somit keine Aufmerksamkeiten vorlagen.

Der BFH hat in seiner Entscheidung auch klargestellt, dass bei der umsatzsteuerlichen Prüfung der 110-Euro-Freigrenze auch die Kosten des äußeren Rahmens der Veranstaltung mitzuberücksichtigen sind, sofern es sich um eine einheitliche Leistung handelt. Das gilt zumindest im vorliegenden Fall eines Kochevents, welches von der besonderen Örtlichkeit in gehobenem Ambiente sowie dem gemeinsamen Zubereiten und Verzehren von Speisen und Getränken durch das Team geprägt war. Der BFH bestätigte, dass ein solches Kochevent ein marktfähiges Gesamtpaket darstellt, sodass es lebensfremd wäre, die angefallenen Kosten künstlich aufzuteilen.

Außerdem sind die Gesamtbruttokosten einer Veranstaltung laut BFH immer nur auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter zu verteilen. Da die 110-Euro-Freigrenze je Teilnehmer überschritten wurde, verwehrte der BFH somit auch den Vorsteuerabzug aus den sogenannten „No-Show“-Kosten für den nicht erschienene Arbeitnehmer. Der Vorsteuerabzug wurde daher insgesamt vom hohen Gericht versagt.

Fazit: Bei Betriebsveranstaltungen, wie z. B. auch bei teambildenden Maßnahmen zur Verbesserung des Betriebsklimas, wie Kochevents oder Teamausflügen mit Eventcharakter (Wildwasserrafting, Kanutouren etc.) ist der Vorsteuerabzug nur dann möglich, wenn die Bruttokosten die Freigrenze von 110 Euro je Teilnehmer nicht überschreiten.

Hinweis: Der Gesetzgeber plant den ertragsteuerlichen Freibetrag ab 2024 von 110 Euro auf 150 Euro heraufzusetzen. Sollte diese Änderung umgesetzt werden, wird sich erneut die Frage stellen, ob auch die umsatzsteuerliche Freigrenze auf 150 Euro ansteigt.