Seit 1. Januar 2020 gilt: Kein Verkauf ohne Kassenbon. Mit den neuen Regelungen zur Kassenführung wurde für Unternehmen mit Bareinnahmen eine Belegausgabepflicht eingeführt. Seitdem mehren sich die Beschwerden über diese nachhaltige Papierverschwendung in Zeiten des Klimawandels.

Das permanente Ausdrucken von Bons über Kleinbelege ist für viele Einzelhändler ein Ärgernis, insbesondere auch, weil viele Kunden und Gäste die Entgegennahme des Bons verweigern. Denn eine Belegmitnahmepflicht existiert in Deutschland bisher nicht.

Eine Befreiung von der Bonausgabepflicht ist kaum möglich. So blieb auch der Antrag einer Bäckerei, in der eine Vielzahl geringwertiger Waren (Backwaren, Kaffee) verkauft werden, ohne Erfolg. Das Sächsische Finanzgericht entschied, dass das Unternehmen durch die Bonausgabepflicht nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Das bloße Erschweren des Betriebsablaufs oder Kostennachteile seien keine ausreichenden Gründe.

Weg für papierlose Alternative geebnet

Der Gesetzgeber hatte zwar auch an eine elektronische Variante gedacht. Doch zunächst wusste niemand so recht, welche Voraussetzungen genau vorliegen müssten, damit Unternehmer auf das Ausdrucken von Bons verzichten können. Doch Ende Mai konkretisierte die Finanzverwaltung ihre Anforderungen. Sie stellte noch einmal klar, dass es nicht genügen kann, wenn der Kunde lediglich kurz auf einem Kassendisplay oder auf dem Tablet des Servicepersonals ablesen kann, was er bestellt und zu bezahlen hat. Es muss vielmehr eine Möglichkeit zur elektronischen Entgegennahme bestehen.

Die elektronische Bereitstellung kann dabei über eine Bildschirmanzeige mit QR-Code erfolgen, welchen der Kunde oder Gast mit seinem Smartphone scannen und so abrufen kann. Aber auch die Near-Field-Communication (NFC), bei welcher der Chip des Kassensystems direkt mit dem Handy kommuniziert oder eine elektronische Übermittlung per E-Mail ist möglich. Etwas aufwendiger ist die Bereitstellung eines Download-Links per E-Mail oder die direkte Belegeinstellung in ein (Online-) Kundenkonto, da hierfür in der Regel eine Registrierung des Kunden erforderlich ist.

Kassenbon-Drucker weiterhin nötig

Der Haken an der elektronischen Übermittlung von Bons ist allerdings, dass allein der Kunde entscheidet, ob er einen Beleg in elektronischer Form entgegennehmen will oder nicht. Der Unternehmer kann also nicht nur ein Display mit QR-Code aufstellen oder den Kunden auf die Möglichkeit der NFC-Übermittlung verweisen, sondern muss weiterhin einen Kassenbon-Drucker vorhalten, um seiner gesetzlichen Belegausgabepflicht zu genügen.