Ab dem 1. Januar 2023 wird für alle Arbeitgeber auch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Sozialversicherungsträger verpflichtend. Dafür haben Arbeitgeber bereits seit dem 1. Januar 2022 die beglei-tenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Arbeitnehmer wie auch Krankenkassen müssen dem Arbeitgeber daher begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zur Versicherungspflicht, zur Entsendung, zur Staatsangehörigkeit oder zur Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, Arbeitsverträge und Personalfragebögen, aber auch Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten oder der Nachweis der Elterneigenschaft.

Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren
Die relevanten Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln gespeichert und dem betroffenen Arbeitnehmer namentlich und zeitlich zugeordnet werden. Erlaubt sind PDF- und Bilddateien im Format jpg, bmp, png oder tiff. Ein einfaches Foto mit dem Smartphone genügt schon, um die relevanten Entgeltunterlagen schnell und unkompliziert zu übermitteln. Die einzelne Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen mit maximal 64 Zeichen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z. B. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_max-WS_2023-2024.pdf).

Für Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist, gelten zusätzlichen Anforderungen.

Dazu gehören

• Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 SGB VI
• Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
• Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des Pflegezeitgesetzes
• Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 oder § 230 SGB VI

Elektronische Signatur erst ab 2027 zwingend
Soll für diese Unterlagen die eigenhändige Unterschrift durch eine elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine euBP ist aber bis Ende 2026 auch möglich, wenn der Beschäftigte dem Arbeitgeber diese Erklärungen und Anträge nicht elektronisch mit qua-lifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber muss dann allerdings das Originaldokument in Papierform entgegennehmen. Scannt der Arbeitgeber diese Unterlage, muss er das Originaldokument zusätzlich aufbewahren.

ETL Pisa und eLohnakte bieten Sicherheit
Unternehmen und Arbeitgeber, die ETL PISA und die eLohnakte nutzen, sind gut für die euBP vorbereitet. Eine Vielzahl von Entgeltunterlagen wird bereits jetzt in elektronischer Form erstellt, aus Papierunterlagen in die Akte gescannt und in digitaler Form aufbewahrt. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1. Januar 2022 ist nicht zwingend erforderlich. Es müssen also keine alten Papierunterlagen digitalisiert werden. Damit bleibt noch genügend Zeit, um die technischen Möglichkeiten für die qualifizierte elektronische Signatur zu schaffen, denn diese ist erst ab 2027 zwingend erforderlich.

Befreiungsantrag kann gestellt werden
Arbeitgeber können sich für Lohnzeiträume bis 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Der Antrag kann formfrei erfolgen und sollte rechtzeitig vor der nächsten Betriebsprüfung gestellt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen dann sämtliche (neuen) Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt und die Entgeltunterlagen mit Schriftformerfordernis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Tipp: Wir prüfen gern, ob für Ihr Unternehmen ein Antrag auf Befreiung sinnvoll und erforderlich ist. Falls ja, stellen wir Ihnen gern einen Musterantrag zur Verfügung.