Die Digitalisierung nimmt stetig zu. So sind künftig nicht nur Meldungen zur Sozialversicherung elektronisch zu übermitteln. Ab dem 1. Januar 2023 wird für alle Arbeitgeber auch die elektronische Betriebsprüfung (euBP) der Sozialversicherungsträger verpflichtend.

Vorbereitung bereits 2022 erforderlich
Für die euBP müssen Arbeitgeber bereits seit dem 1. Januar 2022 die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form führen. Arbeitnehmer, aber auch andere zuständige Stellen wie z. B. Krankenkassen, müssen dem Arbeitgeber daher begleitende Entgeltunterlagen (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten oder Nachweis der Elterneigenschaft) in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren
Die relevanten Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln gespeichert und dem betroffenen Arbeitnehmer namentlich und zeitlich zugeordnet werden. Erlaubt sind PDF- und Bilddateien im Format jpg, bmp, png oder tiff. Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Eine nachträgliche Veränderung der Unterlagen muss jedoch ausgeschlossen sein.

Für bestimmte Verträge ist eine elektronische Signatur nötig
Zusätzliche Anforderungen gelten für Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist. Dazu gehören insbesondere Arbeitsverträge, Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht oder auch Verzichtserklärungen. Soll für diese Unterlagen die eigenhändige Unterschrift durch eine elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine euBP ist aber auch möglich, wenn der Beschäftigte dem Arbeitgeber diese Erklärungen und Anträge nicht elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber muss dann allerdings das Original dokument in Papierform entgegennehmen. Scannt der Arbeitgeber diese Unterlage, muss er das Originaldokument zusätzlich aufbewahren.

Befreiungsantrag kann gestellt werden
Arbeitgeber können sich für Lohnzeiträume bis 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Der Antrag muss vor dem 1. Januar 2023 gestellt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen dann sämtliche Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt und die Entgeltunterlagen mit Schriftformerfordernis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1. Januar 2027 ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Hinweis: Ob ein Antrag auf Befreiung sinnvoll und erforderlich ist, sollte genau überlegt werden, denn eine Vielzahl von Entgeltunterlagen wird bereits in digitaler Form aufbewahrt und die Verpflichtung bezieht sich nur auf alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1. Januar 2022 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1. Januar 2022 ist nicht zwingend erforderlich. Zudem ist die qualifizierte elektronische Signatur bis Ende 2026 nicht zwingend erforderlich, wenn das unterschriebene Originaldokument vorgehalten wird.