Für Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern in Deutschland wird schon zum 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht eingeführt. Auch Franchisegeber und Franchisenehmer müssen sich darauf vorbereiten. Was ist zu tun, um für den Start gerüstet zu sein? Welche der neuen Regelungen betreffen die Franchisebranche unmittelbar ab 2025 und wo gibt es Übergangsregelungen? Diese und viele weitere Fragen gilt es zu beantworten.

Empfangspflicht für E-Rechnungen ohne Ausnahmen

In Deutschland sind alle inländischen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Diese Regelung wurde mit dem Ende März beschlossenen Wachstumschancengesetz ins Umsatzsteuergesetz eingeführt. Damit müssen auch Franchise-Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.

E-Rechnung versus sonstige Rechnung

Nicht jede auf elektronischem Weg versendete Rechnung ist eine E-Rechnung. Als strukturiertes elektronisches Format für E-Rechnungen werden Rechnungen mit dem XStandard und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) anerkannt werden.

Eine E-Rechnung kann auch als hybride Rechnung erstellt werden. Ein hybrides Format besteht neben dem strukturierten Datenteil (XML-Datei) zusätzlich aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst.

Alle anderen Rechnungsformate, z. B. PDF, werden als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet. Auch sie dürfen während verschiedener Übergangsfristen noch im Geschäftsverkehr mit Unternehmern (Business-to-Business – kurz: B2B) verwendet werden.

Papierrechnungen noch bis Ende 2026 zulässig

Das Gesetz sieht verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Danach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen ausstellen.

Auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Stimmt der Empfänger zu, sollen Unternehmen auch für Umsätze in der Zeit vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verwenden können, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Franchisegeber und Franchisenehmer ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmer als E-Rechnungen versenden. Nur soweit steuerfreie Leistungen erbracht werden sowie für Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro müssen allerdings auch ab 2028 keine E-Rechnungen ausgestellt werden.

Gute Vorbereitung ist alles

Bis zum Start der E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 ist nur noch wenig Zeit, auch wenn die leistenden Unternehmer aufgrund der Übergangsregelungen nicht sofort mit der Ausstellung und Versendung von E-Rechnungen beginnen müssen.

Denn nur durch gute und langfristige Vorbereitung können sie den gesetzlichen Neuerungen gelassen entgegensehen. Dafür lohnt es sich, vorab die folgenden Schritte durchzugehen:

• Analyse und Optimierung der eigenen Rechnungslegungsprozesse
• Einrichtung eines Rechnungslegungssystems sowie Dokumentenmanagementsystems (idealerweise bereits nach EU-Norm)
• Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
• Einrichtung eines Digitalisierungsprozesses für in Papier eingehende Dokumente
• Einrichtung einer Datensicherung, sofern nicht im Rechnungslegungssystem integriert
• Einrichtung einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten und Belege an den Steuerberater
• Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation
• Schulung der Mitarbeiter